Geroji patirtis

Inovacijų laboratorija „LabAI“ – nauja erdvė, skirta kiekvienam institucijos darbuotojui išbandyti naujausias technologijas ir programas, kurios spartina auditų ir kitų veiklų atlikimą, automatizuoja daug išteklių reikalaujančius ar pasikartojančius procesus, padeda aiškiau ir patraukliau pateikti rezultatus. Auditoriai čia gali tobulinti skaitmeninius įgūdžius, keistis patirtimi, spręsti iššūkius audite, naudojant įvairias technologijas. 

Auditorių darbe taip pat įmanoma panaudoti įprastas dirbtinio intelekto galimybes: tai gali palengvinti duomenų surinkimą, padėti analizuoti teisės aktų turinį, pasitikrinti tam tikras sąvokas. Institucijos darbuotojams organizuojami mokymai apie dirbtinį intelektą bei sudarytos galimybės jungtis prie stipriausių tarptautinių nuotolinių mokymosi platformų, kad jie galėtų patys gilinti savo žinias ir kelti kompetenciją.

Kaip tai veikia?

Inovacijų laboratorija Valstybės kontrolės darbuotojai gali pasinaudoti ne tik fizinėje darbo vietoje, bet ir nuotoliu. Pradėjus veikti laboratorijai, per pirmą mėnesį šia galimybe darbuotojai pasinaudojo 15 kartų ir jos populiarumas auga. Laboratorijoje naujus darbo metodus išbandyti kolegoms padeda labiau patyrę bendradarbiai ir susibūręs duomenų analitikų būrelis.

Kalbėdami apie inventorizaciją, paprastai visi pagalvojame apie organizacijos valdomo turto ar finansinių išteklių inventorizaciją. O kaip su organizacijos valdomais asmens duomenimis ir kodėl asmens duomenų auditas (inventorizacija) taip pat yra reikalingas? 

Atsižvelgiant į 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamente (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) įtvirtintą atskaitomybės principą, duomenų valdytojams rekomenduojama atlikti tvarkomų asmens duomenų inventorizaciją ne rečiau kaip kartą per metus arba pasikeitus organizacijos duomenų tvarkymo procesams.
Organizacijoms svarbu yra žinoti ir suprasti, kokie duomenų srautai ir apimtys yra jų žinioje. Šiais metais peržiūrėjome Valstybės kontrolės tvarkomus asmens duomenis ir jau galime pasidžiaugti rezultatais. Įsivertinome, jog šiai dienai atliekame virš 100 asmens duomenų tvarkymo operacijų.

Nuo ko pradėti? Asmens duomenų inventorizaciją planavome iš anksto, susitikome su procesų valdytojais, kartu aptarėme asmens duomenų inventorizacijos tikslus ir siekiamo rezultato naudą institucijai. 
Kaip tinkamai atlikti? Asmens duomenų inventorizacijos metu peržiūrėjome tvarkomų asmens duomenų apimtis, siekdami nustatyti:

• kokie asmens duomenys institucijoje tvarkomi (kokių kategorijų)?
• kaip asmens duomenys gaunami (kokie duomenų šaltiniai)?
• kokiais tikslais asmens duomenys tvarkomi?
• kokiu pagrindu asmens duomenys tvarkomi?
• kam ir kur asmens duomenys perduodami?
• kurie darbuotojai institucijoje yra atsakingi už asmens duomenų tvarkymą?
• kiek laiko asmens duomenys yra saugomi?

Kaip realizuoti inventorizacijos rezultatus? Su duomenų inventorizacijos rezultatais supažindinome procesų valdytojus, informavome apie aptiktas rizikas ir sutarėme dėl veiksmų joms valdyti. 
Kokią naudą gavome?

Nors šis procesas kartais gali pasirodyti imlus laikui ir sunkiai apčiuopiamas, tačiau duomenų inventorizacijos rezultatai mums leido:

• nustatyti neatitikties rizikas ir imtis veiksmų joms valdyti;
• suefektyvinti institucijoje atliekamus asmens duomenų tvarkymo procesus;
• atnaujinti asmens duomenų tvarkymo veiklos įrašus ir turėti aktualią informacija apie tvarkomus duomenis
• Įgyvendinti atitiktį BDAR reikalavimams

Siekiant, kad darbuotojai būtų informuoti apie svarbiausius institucijos sprendimus, planuojamus darbus ir pokyčius, taip pat stiprinant komandiškumą ir norą dalytis su kolegomis gerąja praktika, kiekvieną ketvirtadienį vyksta nuotolinis tiesioginis 45 minučių trukmės visų darbuotojų susitikimas – tiesioginė laida „45 minutės“. Ją moderuoja valstybės kontrolierius, kuris apžvelgia per savaitę atliktus reikšmingus darbus, atskirų darbuotojų ir / ar padalinių pasiektus rezultatus, pasidalija artimiausiais institucijai reikšmingais įvykiais. Auditų grupės vadovai pristato atliktų auditų, kitų produktų rezultatus, atskiri pranešėjai supažindina darbuotojus su tvarkų, taisyklių pakeitimais, teikiama kita aktuali su personalo valdymu susijusi informacija. Siūlyti temas ir / ar pageidauti pasisakyti su norima pranešti informacija galima informuojant laidos rengėjus – Komunikacijos departamentą specialiau el. paštu arba teikiant siūlymus laidos pokalbių skiltyje. Negalintys dalyvauti laidoje tiesiogiai, vėliau gali peržiūrėti jos įrašą laidų archyve –  vidiniame tinkle intranete. 

Siekdami ugdyti darbuotojų profesionalumą ir ekspertiškumą, skatiname kurti ir ugdome aukščiausios kompetencijos darbuotojų komandą, kuri aktyviai bendradarbiauja, yra atvira naujovėms ir aktyviai siekia institucijos tikslų. Ugdydami darbuotoją profesionalą, ieškome naujų, pažangių mokymų ir kvalifikacijos tobulinimo formų.

Valstybės kontrolės personalo valdymo strategija įgyvendina šias Valstybės kontrolės strategijos 2025 strategines kryptis:

• Veikla, rodanti pažangų organizacijos valdymo pavyzdį.
• Profesionali, atvirai ir etiškai bendradarbiaujanti komanda.

Daugiausia dėmesio skiriama kompetentingiems darbuotojams pritraukti, aplinkai, kuri leidžia mūsų darbuotojams siekti profesinių ir asmeninių tikslų, sukurti, geriausiems darbuotojams išlaikyti, siekiant didelio institucijos veiklos efektyvumo. Norėdami tai pasiekti, Personalo strategijos tikslų įgyvendinimą vertiname šiais rodikliais: 

• Pasitenkinimas darbo sąlygomis - rodiklis skirtas darbuotojų pasitenkinimui psichologinėmis, socialinėmis, technologinėmis ir fizinėmis darbo sąlygomis, įskaitant lygių galimybių užtikrinimą, įvertinti (vertinama kartą per metus).
• Kompetencijų indeksas - rodiklis skirtas institucijos darbuotojų žinioms, gebėjimams ir vertybinėms nuostatoms įvertinti, reikalingas uždaviniams įgyvendinti, atsižvelgiant į vykdomus pokyčius (vertinama kartą per metus).

Valstybės kontrolė, siekdama keistis, skaitmenizuoti procesus, vystyti duomenų analizės galimybes ir pritaikyti pažangius IT sprendimus savo veikloje, parengė Skaitmeninės transformacijos strategiją. Jos tikslas- maksimaliai išnaudojant informacines technologijas užtikrinti duomenimis paremtą efektyvesnį audito rizikų vertinimo, audito atlikimo ir rezultatų viešinimo, kitų VK veiklų vykdymo procesus. 
Strategijoje numatytos šios strateginės kryptys:

I.     Pritaikyti esamus ir prireikus sukurti naujus IT įrankius, kad pagrindiniai uždaviniai būtų įgyvendinami efektyviau. Įgyvendinti IT pokyčius ir projektus, pagrįstus inovatyviais sprendimais. 

II.  Gerinti audito, vertinimų ir kitų vertinimų kokybę, palengvinant ir pagreitinant įrodymų pagrįstumui reikalingos informacijos prieinamumą ir taip siekiant efektyviau panaudoti auditui ir vertinimams atlikti reikalingus žmogiškuosius išteklius. 

III.     Užtikrinti, kad VK darbuotojai turėtų reikiamas kompetencijas IT srityje, kad turimi informacinių ir ryšių technologijų ištekliai būtų panaudojami racionaliai ir efektyviausiu būdu. 

Strateginio tikslo įgyvendinimas vertinamas šiais rodikliais:
Skaitmeninė branda - Rodiklis skirtas įvertinti institucijos gebėjimą pažangiai panaudoti duomenis ir informaciją (matuojama kartą per metus).

Vartotojų pasitenkinimas darbui reikiamais IT įrankiais - rodiklis skirtas darbuotojų pasitenkinimui IT darbo priemonėmis, įrankiais, paslaugomis įvertinti. Siekiama reikšmė ne mažiau kaip 90 proc. (apklausa vykdoma du kartus per metus).

Kad nuo pat pirmųjų darbo dienų nauji Valstybės kontrolės darbuotojai jaustųsi komandos dalimi, jie gauna elektroninę „Naujoko knygą“, kurioje yra svarbiausia informacija apie darbą Valstybės kontrolėje, bendras tvarkas ir tobulėjimo galimybes. Veikia individuali trijų mėnesių adaptacijos programa – užduotys, skatinančios susipažinti su padalinių veikla, institucijos procesais, esamomis IT galimybėmis ir kolegomis. Įvadiniai dviejų savaičių trukmės mokymai užbaigiami „Naujoko diena“. Tai padeda užtikrinti sklandžią naujų darbuotojų adaptaciją institucijoje.