Geroji patirtis

Kalbėdami apie inventorizaciją, paprastai visi pagalvojame apie organizacijos valdomo turto ar finansinių išteklių inventorizaciją. O kaip su organizacijos valdomais asmens duomenimis ir kodėl asmens duomenų auditas (inventorizacija) taip pat yra reikalingas? 

Atsižvelgiant į 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamente (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) įtvirtintą atskaitomybės principą, duomenų valdytojams rekomenduojama atlikti tvarkomų asmens duomenų inventorizaciją ne rečiau kaip kartą per metus arba pasikeitus organizacijos duomenų tvarkymo procesams.
Organizacijoms svarbu yra žinoti ir suprasti, kokie duomenų srautai ir apimtys yra jų žinioje. Šiais metais peržiūrėjome Valstybės kontrolės tvarkomus asmens duomenis ir jau galime pasidžiaugti rezultatais. Įsivertinome, jog šiai dienai atliekame virš 100 asmens duomenų tvarkymo operacijų.

Nuo ko pradėti? Asmens duomenų inventorizaciją planavome iš anksto, susitikome su procesų valdytojais, kartu aptarėme asmens duomenų inventorizacijos tikslus ir siekiamo rezultato naudą institucijai. 
Kaip tinkamai atlikti? Asmens duomenų inventorizacijos metu peržiūrėjome tvarkomų asmens duomenų apimtis, siekdami nustatyti:

• kokie asmens duomenys institucijoje tvarkomi (kokių kategorijų)?
• kaip asmens duomenys gaunami (kokie duomenų šaltiniai)?
• kokiais tikslais asmens duomenys tvarkomi?
• kokiu pagrindu asmens duomenys tvarkomi?
• kam ir kur asmens duomenys perduodami?
• kurie darbuotojai institucijoje yra atsakingi už asmens duomenų tvarkymą?
• kiek laiko asmens duomenys yra saugomi?

Kaip realizuoti inventorizacijos rezultatus? Su duomenų inventorizacijos rezultatais supažindinome procesų valdytojus, informavome apie aptiktas rizikas ir sutarėme dėl veiksmų joms valdyti. 
Kokią naudą gavome?

Nors šis procesas kartais gali pasirodyti imlus laikui ir sunkiai apčiuopiamas, tačiau duomenų inventorizacijos rezultatai mums leido:

• nustatyti neatitikties rizikas ir imtis veiksmų joms valdyti;
• suefektyvinti institucijoje atliekamus asmens duomenų tvarkymo procesus;
• atnaujinti asmens duomenų tvarkymo veiklos įrašus ir turėti aktualią informacija apie tvarkomus duomenis
• Įgyvendinti atitiktį BDAR reikalavimams

Paskelbimo data: 2023-06-06